Les déductions professionnelles sont des dépenses ordinaires et nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Bien comprendre et documenter ces déductions peut réduire considérablement votre revenu imposable et vous faire économiser de l’argent. Ce guide complet couvre les déductions professionnelles courantes et comment les documenter correctement à des fins fiscales.
Qu'est-ce qui constitue une déduction commerciale ?
Pour qu’une dépense soit déductible, elle doit répondre à deux critères clés :
- Ordinaire : Commun et accepté dans votre métier ou votre entreprise
- Nécessaire : Utile et approprié pour votre entreprise (si même cela ne doit pas nécessairement être indispensable)
De plus, la dépense doit être directement liée à vos activités commerciales et correctement documentée avec des reçus, des factures ou d'autres documents.
Déductions commerciales courantes
1. Frais de bureau
Les dépenses liées à la localisation de votre entreprise sont généralement déductibles :
- Louer : Location d'espaces de bureaux, de commerces ou d'entrepôts
- Utilitaires : Électricité, eau, gaz, internet, téléphone
- Fournitures de bureau : Papier, stylos, encre d'imprimante, papeterie
- Mobilier et équipement : Bureaux, chaises, ordinateurs, imprimantes (peuvent être amortis ou passés en charges en vertu de l'article 179)
- Entretien et réparations : Services de nettoyage, réparations de biens professionnels
2. Déduction du siège social
Si vous utilisez une partie de votre domicile exclusivement à des fins professionnelles, vous pourriez avoir droit à la déduction pour bureau à domicile. Deux méthodes sont disponibles :
- Méthode simplifiée : 5 $ le pied carré (jusqu'à 300 pieds carrés, maximum 1 500 $)
- Méthode des dépenses réelles : Calculez le pourcentage de votre maison utilisée à des fins commerciales et déduisez cette partie des intérêts hypothécaires, des impôts fonciers, des services publics, de l'assurance et de la dépréciation.
3. Frais de véhicule
L’utilisation professionnelle d’un véhicule peut être déduite selon l’une des deux méthodes suivantes :
- Tarif kilométrique standard : Multipliez les miles professionnels par le taux standard de l'IRS (change chaque année)
- Méthode des dépenses réelles : Déduisez le pourcentage commercial de l’essence, du pétrole, des réparations, de l’assurance, de l’enregistrement, de l’amortissement et des paiements de localisation.
Documents requis :
- Journal de kilométrage avec date, destination, objectif professionnel et kilomètres parcourus
- Reçus pour toutes les dépenses liées au véhicule
- Enregistrements indiquant le pourcentage d'utilisation professionnelle par rapport à l'utilisation personnelle
4. Frais de voyage
Les frais de déplacement professionnel sont déductibles lorsque vous vous déplacez hors de votre domicile fiscal :
- Transport: Billets d'avion, billets de train, location de voitures, taxis
- Hébergement : Hébergement à l'hôtel
- Repas : 50 % des repas d'affaires (sous réserve des règles actuelles de l'IRS)
- Frais accessoires : Pourboires, frais de bagages, accès Internet
5. Repas et divertissements
Règles actuelles de déduction des repas :
- Repas d'affaires : Généralement déductible à 50 % lorsque les affaires sont discutées
- Repas des employés : Déductible à 100% dans certaines circonstances (partie de bureau, réunion d'équipe)
- Divertissement : La plupart des frais de représentation ne sont plus déductibles
Documents requis : Réception, date, lieu, participants et objectif commercial.
6. Professionnels des services
Les honoraires versés aux professionnels à des fins professionnelles sont déductibles :
- Services de comptabilité et de tenue de livres
- Frais juridiques pour les affaires commerciales
- Honoraires de consultation
- Cotisations aux associations professionnelles
- Coaching et formation en entreprise
7. Marketing et publicité
Toutes les dépenses de marketing et de publicité sont entièrement déductibles :
- Conception et maintenance du site internet
- Publicité sur les réseaux sociaux
- Publicité imprimée (journaux, magazines, dépliants)
- Publicité en ligne (Google Ads, Facebook Ads)
- Cartes de visite et matériel promotionnel
- Frais de salon
8. Assurances
Les primes d’assurance entreprise sont déductibles :
- Assurance responsabilité civile générale
- Assurance responsabilité professionnelle
- Assurance des biens professionnels
- Assurance contre les accidents du travail
- Assurance perte d'exploitation
- Assurance maladie (pour les indépendants, soumise à des règles spécifiques)
9. Logiciels et technologies
Les dépenses technologiques sont généralement déductibles :
- Abonnements à des logiciels de comptabilité
- Stockage et hébergement cloud
- Applications et outils professionnels
- Matériel informatique (peut être amorti ou passé en charges)
- Services Internet et téléphonique
10. Éducation et formation
Les frais d'études sont déductibles s'ils :
- Maintenir ou améliorer les compétences nécessaires dans votre entreprise actuelle
- Répondre aux exigences expresses de votre employeur ou de la loi
- Ne font pas partie d'un programme pour se qualifier pour un nouveau métier ou une nouvelle entreprise
Exemples : cours de développement professionnel, conférences industrielles, programmes de certification, livres et publications commerciales.
11. Amortissement et article 179
Les actifs de l'entreprise peuvent être déduits par le biais de l'amortissement ou des dépenses en vertu de l'article 179 :
- Article 179 : Permet la dépense immédiate de l'équipement éligible (jusqu'aux limites annuelles)
- Bonus d'amortissement : Amortissement la première année pour les actifs supplémentaires éligibles
- Amortissement régulier : Répartir le coût des actifs sur leur durée de vie utile
12. Intérêts et frais bancaires
Les intérêts et frais professionnels sont déductibles :
- Intérêts des prêts commerciaux
- Intérêts de carte de crédit sur les achats professionnels
- Frais bancaires et frais de service
- Frais de compte marchand
13. Contributions caritatives
Les contributions caritatives des entreprises sont déductibles, mais les règles diffèrent de celles des contributions personnelles :
- Les sociétés peuvent déduire jusqu'à 10 % de leur revenu imposable
- Les partenariats et les S-Corps sont transmis aux propriétaires
- Doit être auprès d'organisations qualifiées
- Documentation appropriée requise
Meilleures pratiques en matière de documentation
Une documentation appropriée est essentielle pour demander des déductions. Tenir des registres de :
Reçus et factures
- Conservez tous les reçus des dépenses professionnelles
- Stockez les reçus numériquement pour un accès facile
- Assurez-vous que les reçus indiquent la date, le montant, le fournisseur et ce qui a été acheté.
Journaux de kilométrage
- enregistrer la date, la destination, l’objectif commercial et les miles
- Utilisez des applications ou des journaux de bord dédiés
- Tenir les journaux simultanément (pas après coup)
Relevés bancaires et de carte de crédit
- Conservez tous les relevés bancaires et de cartes de crédit professionnels
- Rapprocher régulièrement les comptes
- Assurez-vous que toutes les transactions commerciales sont correctement catégorisées
Contrats et accords
- Conservateur des copies de tous les contrats commerciaux
- Conserver les contrats de localisation, les contrats de service et les accords avec les fournisseurs
- Documenter les relations et les objectifs commerciaux
Erreurs de déduction courantes à éviter
- Dépenses personnelles : Ne déduisez jamais vos dépenses personnelles, même si elles sont payées à partir d’un compte professionnel
- Documentation insuffisante : Conservez toujours des reçus et des registres appropriés
- Abus au bureau à domicile : Ne demandez pas de prélèvement pour bureau à domicile si vous ne remplissez pas les conditions
- Frais de divertissement : La plupart des divertissements ne sont plus déductibles
- Coûts de déplacement : Les déplacements quotidiens vers votre lieu de travail habituel ne sont pas déductibles
- Pertes de loisirs : Les entreprises doivent être exploitées dans un but lucratif et non comme un passe-temps
Considérations particulières par type d'entreprise
Entreprises individuelles
Déclarez les déductions à l’annexe C. Peut déduire les primes d’assurance maladie et l’impôt sur le travail indépendant.
Partenariats et SARL
Les déductions sont versées aux partenaires/membres. Tenir des registres détaillés des dépenses professionnelles et personnelles.
Sociétés (C-Corp et S-Corp)
Les déductions sont effectuées au niveau de l'entreprise. Les politiques de remboursement des dépenses des employés sont importantes.
Quand consulter un fiscaliste
Bien que ce guide couvre les déductions courantes, chaque situation commerciale est unique. Consultez un fiscaliste si vous :
- Vous avez des questions quant à savoir si une dépense est admissible
- Besoin d'aide pour maximiser les déductions légalement
- Vous souhaitez garantir une documentation appropriée
- Avoir des structures commerciales complexes ou plusieurs entités
- Sont confrontés à un audit ou à une enquête de l’IRS
Conclusion
Comprendre les déductions professionnelles est crucial pour minimiser votre obligation fiscale et maximiser la rentabilité de votre entreprise. En identifiant, documentant et réclamant correctement les dépenses professionnelles légitimes, vous pouvez réduire considérablement votre revenu imposable.
Chez Optimum CPA, nous aidons les entreprises à identifier toutes les déductions disponibles et à garantir une documentation appropriée. Notre équipe de fiscalistes peut examiner vos dépenses, suggérer des déductions supplémentaires qui pourraient vous manquer et vous aider à conserver les dossiers nécessaires pour justifier vos déductions.
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